Imágenes sin licencia: ¿responde también la empresa?

Al gestionar sitios web corporativos, páginas de seguidores, publicaciones en redes sociales, tiendas de comercio electrónico, campañas de correo electrónico (EDM) o anuncios publicitarios, las empresas suelen necesitar grandes cantidades de fotografías, ilustraciones, videos, música y recursos gráficos. Muchas controversias sobre derechos de autor no se originan porque el propietario de la empresa haya descargado personalmente el material, sino porque empleados, gestores de redes sociales, diseñadores o equipos de marketing utilizan directamente imágenes o videos encontrados en internet mientras preparan publicaciones o campañas con plazos ajustados.

Ante esta situación, suele surgir una pregunta: si la empresa no indicó al empleado que utilizara indebidamente una imagen y desconocía que el material carecía de autorización, ¿aun así podría ser responsable?

Contexto del caso: un community manager utiliza fotografías de internet para crear material promocional

Supongamos que una empresa de alojamiento lanza una promoción denominada «Vacaciones con vistas a la montaña» y encarga la gestión de sus redes sociales a un community manager interno. Para preparar rápidamente una publicación, el empleado busca varias fotografías de paisajes en internet, las combina con el texto promocional y las publica en la página corporativa. La publicación atrae considerable atención y genera consultas sobre reservas.

Posteriormente, el fotógrafo original descubre que sus imágenes han sido utilizadas sin autorización en una publicación comercial de la empresa y presenta una reclamación por infracción contra el empleado y la compañía. El responsable de la empresa sostiene que fue el trabajador quien descargó las fotografías por iniciativa propia y que la compañía nunca le indicó que utilizara imágenes sin autorización. ¿Puede la empresa eximirse de responsabilidad alegando que desconocía la situación?

El uso de fotografías de internet puede implicar reproducción y transmisión pública

Las fotografías, imágenes, ilustraciones y obras de diseño disponibles en internet pueden estar protegidas por la legislación sobre derechos de autor siempre que posean originalidad y creatividad. Descargar una fotografía ajena en un ordenador, teléfono móvil o sistema corporativo puede constituir una «reproducción»; subirla posteriormente al sitio web de la empresa, una página de redes sociales, una plataforma de comercio electrónico o una página publicitaria puede implicar una «transmisión pública».

Por lo tanto, una empresa no puede considerar que una imagen es de uso libre solo porque aparezca en los resultados de una búsqueda en internet. Salvo que el material incluya una autorización clara para su uso comercial o que la utilización se ajuste a las disposiciones legales sobre uso razonable, en principio deberá obtenerse el consentimiento o la licencia correspondiente del titular de los derechos patrimoniales de autor.

Indicar la fuente no equivale a obtener una licencia

Muchas empresas y gestores de redes sociales creen que basta con añadir junto a una imagen la indicación «Fuente de la imagen: internet» o incluir el enlace al sitio web original para evitar una infracción de derechos de autor. Se trata de un error frecuente.

Indicar la fuente únicamente informa sobre la procedencia del material; no equivale a haber obtenido la autorización del titular de los derechos. Utilizar una imagen ajena sin consentimiento en publicidad comercial, páginas de productos, publicaciones en redes sociales o campañas publicitarias de una empresa puede seguir constituyendo una vulneración de los derechos patrimoniales de autor.

La empresa también puede ser responsable por infracciones cometidas por empleados en el ejercicio de sus funciones

Cuando un empleado utiliza material no autorizado al realizar actividades para la empresa —por ejemplo, al publicar en sus redes sociales, preparar anuncios, diseñar el banner del sitio web, crear páginas de productos o redactar contenido promocional—, la conducta deja de ser una cuestión relacionada exclusivamente con el uso privado del trabajador.

Conforme a las disposiciones pertinentes de la Ley de Derechos de Autor, cuando el representante, empleado u otro integrante de una persona jurídica comete determinados delitos previstos en dicha ley durante el ejercicio de las actividades empresariales, además de sancionarse al autor material, la persona jurídica o el empleador también pueden recibir una multa. Este régimen suele denominarse «responsabilidad de doble sanción» y tiene por objeto exigir que las empresas cumplan sus deberes de gestión, supervisión y diligencia respecto del uso de obras protegidas por parte de sus empleados.

En otras palabras, la empresa no puede limitar su defensa a afirmar que «no lo sabía», que «el empleado actuó por su cuenta» o que «nunca le ordenó copiar la imagen». Si no ha establecido normas básicas para la gestión de materiales, procedimientos de revisión de licencias o programas de formación para el personal, podría considerarse que incumplió sus deberes de gestión y diligencia.

Externalizar el trabajo a una agencia de marketing no elimina completamente el riesgo

En la práctica, muchas empresas externalizan la gestión de redes sociales, el diseño publicitario, la creación de sitios web o la edición audiovisual. Sin embargo, si el proveedor utiliza imágenes, música, fuentes tipográficas, videos o plantillas sin autorización, la empresa aún podría enfrentarse a la retirada del contenido, reclamaciones indemnizatorias, interrupciones de campañas publicitarias, daños reputacionales o controversias contractuales.

Por ello, cuando una empresa contrate a una agencia de marketing, un diseñador, un fotógrafo, un editor audiovisual o una empresa de desarrollo web, el contrato debería especificar claramente la procedencia de los materiales, el alcance de las licencias, las garantías frente a infracciones, la distribución de responsabilidades y la documentación que deberá entregarse. De lo contrario, si surge una controversia, podría resultar difícil determinar rápidamente el origen del material y la responsabilidad de cada parte.

Las empresas deben establecer procedimientos para gestionar y revisar los materiales

Cuanto mayor sea el volumen de contenido promocional que produce una empresa, mayor será la necesidad de gestionar sistemáticamente los riesgos relacionados con los derechos de autor. Los sitios web, las páginas de redes sociales, los videos cortos, las páginas de productos, las presentaciones, los folletos para ferias comerciales y los anuncios pueden incorporar obras de terceros. Sin procedimientos claros, la empresa podría acumular riesgos de infracción sin advertirlo.

Como mínimo, se recomienda establecer reglas básicas para la gestión de materiales: no utilizar imágenes obtenidas de motores de búsqueda sin autorización; conservar los comprobantes de compra de las licencias de bancos de imágenes; exigir a los proveedores externos pruebas de las licencias correspondientes; indicar el alcance de uso permitido en la biblioteca interna de materiales, y verificar su procedencia antes de cualquier publicación oficial.

Recomendaciones para la gestión de la propiedad intelectual

Las empresas que produzcan habitualmente contenido para redes sociales, sitios web, anuncios, presentaciones o medios audiovisuales deberían incorporar la gestión de derechos de autor a sus operaciones cotidianas, en lugar de esperar a recibir una notificación de infracción para adoptar medidas.

• Crear una lista de materiales autorizados: organizar las fotografías, imágenes de archivo, fuentes tipográficas, música, videos, plantillas y recursos de diseño que la empresa pueda utilizar legalmente, indicando el alcance de cada licencia.
• Conservar los registros de las licencias: guardar adecuadamente los comprobantes de compra de bancos de imágenes, contratos de licencia, contratos con fotógrafos, registros de entrega de diseños, licencias musicales y condiciones de autorización de las plataformas.
• Evitar materiales de procedencia desconocida: por regla general, no deberían utilizarse directamente con fines comerciales imágenes obtenidas de motores de búsqueda, capturas de redes sociales, fotografías de sitios web ajenos, imágenes de tiendas en línea, fotografías periodísticas o materiales compartidos por usuarios.
• Incluir garantías frente a infracciones en los contratos de externalización: al contratar agencias de marketing, diseñadores o editores audiovisuales, deberían regularse la procedencia legítima de los materiales, el alcance de las licencias, la responsabilidad por infracción y el procedimiento para resolver controversias.
• Establecer un procedimiento de revisión previa a la publicación: antes de publicar contenido en el sitio web, las redes sociales, anuncios, páginas de productos o presentaciones, deberá comprobarse que las imágenes, los videos, la música, las fuentes tipográficas y los textos procedan de fuentes legítimas.
• Impartir formación periódica al personal: los responsables de redes sociales, diseñadores, vendedores y equipos de marketing, relaciones públicas y comercio electrónico deben conocer los principios básicos de los derechos de autor para evitar que las prisas o una interpretación incorrecta de las licencias generen riesgos para la empresa.

Conclusión del caso

El uso de imágenes de internet sin autorización por parte de un empleado para actividades empresariales no implica necesariamente una responsabilidad exclusivamente personal. Si la conducta se produce durante el ejercicio de sus funciones, además de la posible responsabilidad del autor material, la empresa también podría enfrentarse a una multa como persona jurídica por incumplir sus deberes de gestión y diligencia.

Para las empresas, la clave para reducir estos riesgos no consiste en alegar posteriormente que «desconocían» la situación, sino en establecer previamente normas claras sobre licencias de materiales, registros de procedencia, contratos de externalización, revisiones antes de la publicación y formación del personal. Toda empresa que gestione un sitio web, redes sociales, anuncios, páginas de productos o presentaciones debería considerar la gestión de materiales protegidos por derechos de autor como parte esencial de su control de riesgos operativos.

Fuentes: Oficina de Propiedad Intelectual de Taiwán (TIPO)｜¿Puede la empresa ser responsable cuando un empleado infringe derechos patrimoniales de autor en el ejercicio de sus funciones?
Base de Datos de Leyes y Reglamentos de Taiwán｜Ley de Derechos de Autor