クロスボーダー取引の文書に翻訳・公証・認証は必要か？ 外国語文書を証拠として提出する前に企業が留意すべき手続上の問題

クロスボーダー取引では、企業が英語その他の外国語で契約を締結し、電子メール、メッセージアプリ、クラウドプラットフォーム、国際物流書類、外国会社の登記資料または政府発行の証明書を通じて取引手続を進めることが少なくありません。後日、代金、品質、納期、ライセンス範囲、契約違反に伴う責任または損害賠償をめぐる紛争が生じた場合、これらの文書が、裁判所による事実認定の重要な証拠となる可能性があります。

しかし、企業には、外国語文書を印刷して裁判所に提出すれば必ず採用される、あるいは、すべての外国語文書は公証や認証を受けなければ使用できないという誤解が少なくありません。実際に翻訳、公証、認証または在外公館による文書証明が必要かどうかは、文書の種類、作成地、相手方が真正を争うかどうか、さらに当該文書によって事件上どのような事項を証明しようとするのかを踏まえて判断する必要があります。

台湾の裁判手続では、外国語文書には原則として中国語による内容説明が必要

現行の法院組織法では、裁判所は審判に中国語を用い、訴訟文書にも中国語を使用し、参考の必要がある場合に限り外国語を併記するものとされています。そのため、台湾の裁判所に英文契約書、日本語の見積書、ドイツ語の試験報告書その他の外国語文書を提出する場合、実務上は通常、中国語訳を添付するか、少なくとも重要な部分について中国語で説明し、裁判所と相手方が内容を理解できるようにする必要があります。

中国語訳を用意するからといって、すべての文書について翻訳文の認証が必要になるわけではありません。ただし、支払条件、検収基準、ライセンス範囲、違約条項、管轄裁判所、準拠法、秘密保持義務または解除条項など、文書の内容が事件の結論を大きく左右する場合には、完全で一貫した訳文を準備し、必要に応じて翻訳文の認証を受けることが望まれます。これにより、相手方から翻訳の正確性を争われるリスクを抑えることができます。

文書の種類によって取扱いは異なる

クロスボーダー取引の文書に翻訳、公証、認証または文書証明が必要かどうかを一律に判断することはできません。まず、文書が「外国公文書」「私文書」「電子データ」「裁判所による送達・裁判関係書類」のいずれに当たるかを区分し、その上で必要な証拠の準備方法を検討するのが分かりやすい方法です。

文書の種類	主な例	推奨される対応	実務上の要点
外国公文書	外国会社の登記資料、政府発行の証明書、裁判所の判決、官公署の登記書類。	原本または正本を取得し、必要に応じて台湾の在外公館による文書証明を受け、中国語訳を準備することが望まれます。	外国公文書の真正は、原則として裁判所が事情を斟酌して判断します。台湾の在外公館による証明を受けたものは、法律上、真正に成立したものと推定されます。
クロスボーダー取引の私文書	英文契約書、注文書、見積書、インボイス、検収書、委任状、和解契約、NDA。	原本、署名手続の記録、権限を示す資料および中国語訳を保存します。重要な文書については、署名時に公証または認証を受けることも検討できます。	相手方が署名、印章または代理権を否認した場合、文書を提出した側が、その文書が真正に成立したことを証明しなければならないことがあります。
電子的なやり取りの記録	電子メール、メッセージアプリの記録、クラウド上の署名記録、システム上の注文、プラットフォーム管理画面のスクリーンショット。	原データ、送信者情報、システム記録、スクリーンショットの取得日時、ダウンロード記録および関連部分の中国語訳を保存します。	原本の提示が困難な場合には、書面に出力した内容が元の電子データと一致することを説明できるようにしておく必要があります。
裁判所による送達・裁判関係書類	訴状、判決書、送達証明書、期日通知書、外国裁判所の書類。	送達地、司法共助協定および裁判所の要請に応じて訳文を準備し、必要な場合には文書証明または翻訳文の認証を受けます。	国外送達や外国判決の承認・執行では、書類の形式や送達手続が、その後の効力判断に影響することが少なくありません。

外国公文書：文書証明を受ければ真正と推定されるが、内容まで当然に真実と認められるわけではない

民事訴訟法では、外国公文書の真偽は、裁判所が事情を斟酌して判断するものとされています。ただし、その国に駐在する中華民国の大使、公使、領事またはその他の機関による証明を受けた場合には、真正に成立したものと推定されます。

ここでいう「真正に成立したものと推定される」とは、主として文書の形式的真正、すなわち、その文書が外国の機関または権限を有する機関によって作成されたものかどうかについて、真正と推定されることを意味します。形式的に真正であることは、文書に記載された事実まで裁判所によって真実と認められることを意味しません。裁判所は、事件全体の証拠、取引の背景、当事者双方の陳述および経験則に照らして、その文書の実質的な証明力を判断します。

また、外交部および在外公館による文書証明に関する規定では、文書の証明は、主として文書上の署名・印章が真正であること、または文書が形式上存在することを証明するものであり、文書に記載された内容の真実性まで当然に証明するものではありません。そのため、文書証明を受けた後も、取引記録、支払資料、往来書簡その他の証拠を併せて提出し、当該文書と事件の争点との関係を十分に説明する必要があります。

私文書：署名・押印が争われた場合、提出者による証明が必要

クロスボーダー契約書、見積書、注文書、委任状、NDA、和解書など、多くの商取引文書は私文書に当たります。民事訴訟法では、私文書は、その提出者が真正に成立したことを証明しなければならないとされています。ただし、相手方が真正について争わない場合は、この限りではありません。また、本人またはその代理人による署名、押印もしくは指印がある私文書、または裁判所もしくは公証人の認証を受けた私文書は、法律上、真正に成立したものと推定されます。

もっとも、実務上は、相手方が署名、印章または代理権を否認した場合、裁判所から、文書を提出した側に対し、その署名または印章が本人もしくは権限を有する代理人によるものであることの証明を求められる可能性があります。つまり、文書に会社名、署名欄または印章があるだけで、裁判所が当然にその文書の成立を認めるわけではありません。

近年の裁判例にも、これに類する事案があります。債権者がクレジットカード申込書とローン契約書を提出し、各文書には債務者の氏名と印章があったものの、債務者は署名または押印をしたことを否認しました。裁判所は、私文書を真正に成立したものと推定する規定が適用されるには、署名または押印が実際に本人もしくは代理人によるものであり、かつ当事者間に争いがないか、証拠によって証明されている必要があると判断しました。この事案では、文書を提出した側が、署名と印章が債務者本人のものであることを証明できなかったため、最終的に請求は棄却されました。

この判断は、クロスボーダー取引において重要です。外国の顧客や海外のサプライヤーと契約を締結する場合には、署名手続の記録、権限を示す書類、会社代表者に関する資料、電子署名の記録、署名に関する往来メールおよび支払・履行記録を保存しておく必要があります。これにより、後日、相手方から「署名権限がなかった」「本人の署名ではない」と主張された際に、文書の真正を証明できない事態を避けることができます。

翻訳文の認証：確認されるのは訳文の正確性であり、原文の内容の真実性ではない

外国語文書を台湾の裁判所で使用する際には、中国語訳が重要です。当事者双方が訳文の内容を争わない場合、裁判所は通常、その訳文に基づいて文書の内容を理解することができます。しかし、文書の条項が金額、期限、契約違反に伴う責任、ライセンス範囲または当事者の権利義務に関わる場合、翻訳の誤りが訴訟上の主張・立証に直接影響する可能性があります。

司法院の文書翻訳認証に関する説明によれば、会社、法人、団体、商号または個人が翻訳文書を使用する必要がある場合、翻訳文の認証を申請することができます。翻訳の原文となる文書が外国で作成されたものである場合、その原文書について、まず台湾の在外公館による文書証明を受けた後でなければ、翻訳文の認証を申請できません。

ただし、翻訳文の認証は、主として訳文と原文との対応関係に関する信頼性を確保するものであり、裁判所が原文書の内容を必ず真実と認めることを意味するものではありません。言い換えれば、翻訳文の認証は「翻訳が正確か」という争いを抑えることには役立ちますが、債権の存在、契約の成立、授権の有効性または取引の履行といった実質的事実の証明に代わるものではありません。

公証、認証、文書証明は同じものではない

クロスボーダー文書では、「公証」「認証」「文書証明」といった用語が併せて用いられることがあります。企業は、証拠を準備する際、まずそれぞれの目的を明確にする必要があります。一般的な取引文書であれば、すべてについて公証や文書証明を受けなければならないわけではありません。ただし、その文書が事件の重要な証拠となる場合や、将来外国で使用する可能性がある場合には、公証、認証または在外公館による文書証明によって証拠の形式を補強する必要があるか、あらかじめ検討しておくべきです。

名称	主な機能	主な利用場面	留意事項
翻訳	外国語文書を中国語に訳し、裁判所と相手方が内容を理解できるようにします。	英文契約書、外国語のインボイス、外国会社の書類、外国裁判所の書類。	重要な条項は全文を翻訳し、一部のみの翻訳による争いを避ける必要があります。
翻訳文の認証	訳文が原文と一致することについての信頼性を高めます。	外国の証明書、裁判所書類、会社登記資料、重要契約書の訳文。	外国で作成された原文書は、通常、まず台湾の在外公館による文書証明を受ける必要があります。
公証または認証	署名、法律行為または文書の形式に関する証明力を高めます。	委任状、和解書、保証書、重要な契約書、文書の署名認証。	文書の内容が必ず真実であることを意味するものではなく、裁判所は事件全体の証拠を総合して判断します。
在外公館による文書証明	外国文書上の署名・印章が真正であること、または文書が形式上存在することを確認します。	外国会社の登記資料、政府発行の証明書、外国公文書、外国で作成された文書。	文書証明が対象とするのは形式上の問題であり、文書に記載された事実の真実性まで当然に証明するものではありません。

電子メール・通信記録も原データを保存する

クロスボーダー取引では、重要な事項が正式な契約書ではなく、電子メール、見積りへの回答、メッセージアプリ、クラウド上の承認記録またはプラットフォームの管理画面上で合意されることが少なくありません。例えば、支払期限の延長、仕様変更、検収確認、納期変更、瑕疵の通知、値引きに関する合意または取引終了の通知が、電子データにしか残っていない場合もあります。

民事訴訟法では、文書またはこれと同一の効用を有する物件について、技術設備を用いなければ内容を表示できない場合や、原本の提出が事実上困難な場合には、その内容を表示した書面のみを提出し、その内容が原本と一致することを証明できると定めています。そのため、企業はスクリーンショットだけでなく、電子メールの原データ、送信者情報、完全なメールヘッダー、添付ファイル、プラットフォームからのエクスポート記録、ログイン記録およびタイムスタンプなども保存しておく必要があります。

スクリーンショットを一枚提出しただけでは、相手方から、画像が切り取られた、改変された、前後の文脈が欠けている、または出所を確認できないと争われる可能性があります。完全な原データと関連するシステム記録を提出できれば、電子データの真正性と完全性をより明確に示すことができます。

企業に多い誤りとリスク

よくある誤り	想定されるリスク	推奨される対応
スキャンデータのみを保存し、原本を保存していない	裁判所から原本の提出を求められることがあります。提出できない場合、その証明力は裁判所の判断に委ねられます。	重要な契約書、委任状、保証書、検収書類は、原本または検証可能な形式で保存します。
自社に有利な部分だけを翻訳する	相手方から、訳文が不完全である、または文脈を無視して抜粋されていると争われる可能性があります。	重要な文書は全文を翻訳するか、少なくとも翻訳した範囲と原文上の位置を明確に示します。
文書証明を受ければ内容も真実と認められると誤解する	形式上の要件を満たしていても、文書によって証明しようとする事実が裁判所に認められない可能性があります。	取引記録、支払資料、往来書簡、物流書類および履行を示す証拠と併せて提出します。
署名権限を示す資料を保存していない	相手方から、署名者に代理権がなかった、または本人の署名ではないと主張される可能性があります。	署名者の役職、委任状、会社登記、取締役会決議、確認に関する往来メールなどを保存します。
スクリーンショットのみを保存し、電子的な原データを保存していない	相手方から、スクリーンショットが改変されている、一部しか示されていない、または出所を確認できないと争われる可能性があります。	電子メールの原データ、すべての添付ファイル、システムからのエクスポート記録、プラットフォーム管理画面のデータおよびタイムスタンプを保存します。

クロスボーダー法務の実務上の留意点

宏景国際グループでは、紛争が生じてから翻訳、文書証明または認証を追加で行うのではなく、クロスボーダー取引の開始時から、文書保存と証拠管理の手順を整備しておくことを推奨しています。

• 重要な契約書は二言語で作成する：中国語・英語または複数言語の契約書を使用する場合には、各言語版の内容が一致しないときに、どの言語版を優先するかを明確に定めます。
• 文書の原本と署名記録を保存する：署名者の身元、代理権、会社から付与された権限、電子署名の記録および署名の前後に交わされたメールを含めて保存します。
• 重要な外国公文書は早めに文書証明を受ける：外国会社の資格、政府発行の証明書、裁判所書類または官公署の登記資料に関わる場合、在外公館による文書証明が必要かどうかを検討します。
• 重要な外国語文書について完全な訳文を準備する：支払、検収、ライセンス、契約違反、秘密保持、解除または管轄に関する条項を含む文書については、完全な中国語訳を準備することが望まれます。
• 電子データを原形式のまま保存する：スクリーンショットだけでなく、電子メールの原データ、添付ファイル、システム記録、クラウド上のバージョン履歴およびメッセージアプリからのエクスポートデータも保存します。
• 訴訟前に証拠の不足点を洗い出す：各文書によってどの事実を証明するのか、また、相手方から真正、翻訳、権限または内容の完全性を争われる可能性があるかを確認します。

まとめ

クロスボーダー取引の文書が台湾の裁判所で証拠として有効に機能するかどうかは、単に「文書があるか」だけで決まるものではありません。内容を理解できるか、出所を証明できるか、署名と権限を証明できるか、さらに他の取引資料による裏付けがあるかが重要です。

翻訳、公証、認証および在外公館による文書証明は、それぞれ機能が異なり、互いに代替できるものではありません。取引の初期段階から、文書の保存、署名管理、権限確認および証拠整理の体制を整えておくことで、クロスボーダー紛争における立証上のリスクを抑え、その後の交渉、訴訟または仲裁手続をより主体的に進めることができます。

宏景国際グループは、今後もクロスボーダー法務、渉外訴訟手続および企業の国際契約リスク管理の動向を注視し、クロスボーダー取引、ライセンス提携、技術移転および商事紛争における、より包括的な法務・知的財産リスク管理体制の構築を支援してまいります。

出典： 全国法規データベース｜法院組織法
全国法規データベース｜民事訴訟法
司法院｜文書の翻訳認証はどのように行うか
外交部領事事務局｜外交部・在外公館文書証明条例
台湾高等法院114年度上易字第212号民事判決